بمجرد إنشاء Sales، يمكن تنفيذ العديد من الإجراءات لضمان سير عمل سلس لأعمالك. لأي Sales تم إنشاؤه، واحدة من الخطوات الأساسية هي تسجيل دفعة له. Sales بدون حالة دفع لا يمكن تضمينه في معاملة البيع التي تمت، ولن يكون له أي تأثير على المخزون الفعلي الذي تم شراؤه وتخزينه.
Record Payment
يمكن تسجيل الدفع الذي قام به العميل لطلب sales في قسم تفاصيل الدفع. سيكون خيار تسجيل الدفع متاحًا فقط إذا كانت حالة الدفع غير مدفوعة.
لتسجيل الدفع
- Open تطبيق الويب Zakya POS.
- Go to Business > Sales > Order.
- في قسم Sales Order، اختر إما Convert to Invoice أو Instant Invoice.
- املأ التفاصيل المطلوبة، ثم انقر على Save وإرسال. بدلاً من ذلك، قم برفع Instant Invoice.
- انقر على الخطوط الثلاثة بجانب الفاتورة المولدة، ثم اختر Record Payment.
- أدخل المبلغ واختر طريقة الدفع من القائمة المنسدلة.
- أدخل Reference# وتاريخ الدفع، وأضف ملاحظة إذا لزم الأمر.
- اختر Email لإرسال ملاحظة "شكرًا" لهذه الدفعة لإرسال تأكيد إلى العميل.
- انقر على Record Payment.
Edit أو Delete سجل الدفع
لتعديل أو حذف تفاصيل الدفع، مرر فوق قسم Payments المستلمة وانقر إما على أيقونة Edit أو Delete.
حالة Status
تعرض هذه القسم معلومات حول Status التسليم للعناصر في sales.
يحتوي على المراحل التالية:
لديها المراحل التالية:
- توصيل منزلي - قيد الانتظار: لم يتم إنشاء طرد بعد لطلب sales.
- توصيل منزلي - معبأ جزئيًا: تم تعبئة بعض العناصر فقط في طلب sales وهي جاهزة للشحن.
- توصيل منزلي - معبأ: تم تعبئة جميع العناصر في طلب sales.
- توصيل منزلي - شحن جزئي: تم شحن بعض الطرود التي تم إنشاؤها لطلب sales فقط.
- توصيل منزلي - تم الشحن: تم شحن جميع الطرود التي تم إنشاؤها لطلب sales.
- توصيل منزلي - تم التوصيل: تم توصيل الطرود إلى العميل.
- تم التنفيذ: عندما يتلقى العميل جميع العناصر أثناء عملية الدفع في POS.
إنشاء حزمة
يمكن إنشاء حزمة للعناصر المدرجة في sales، والتي يمكن شحنها بعد ذلك. يمكنك إنشاء حزمة واحدة لجميع العناصر أو إنشاء حزم متعددة إذا لزم الأمر.
- اذهب إلى تطبيق الويب Zakya POS.
- اذهب إلى Business > Sales > Order.
- انقر على إنشاء واختر Package من القائمة المنسدلة.
- في علامة التبويب حزمة جديدة، سيتم تعبئة Package الانزلاقية والتاريخ تلقائيًا ولكن يمكن تعديلها حسب التفضيل.
- انقر على Save.
شحن Package
يمكن شحن Package التي تم إنشاؤها لأمر sales من قسم حالة التسليم. يمكنك الشحن يدويًا أو عبر الناقل.
لشحن Package
- Open علامة التبويب Package من صفحة Sales Order.
- انقر على شحن واختر إما الشحن يدويًا أو Ship via Carrier.
- للشحن يدويًا، اختر Carrier type من القائمة المنسدلة، أدخل التاريخ، رقم Package، Order الشحن، وانقر على Save.
- للشحن عبر الناقل، اختر مصادر الناقل الخارجية، قم بإعداد الحساب، وانقر على Save.
Cancellations/Returns
سيكون هذا القسم متاحًا فقط إذا تم إلغاء أو إرجاع العناصر في sales.
إرجاع Item
يتم إنشاء تفويض إرجاع المواد (RMA) أو إرجاع Sales عندما يتم إرجاع Item/المنتجات التي اشتراها العميل إلى البائع لأسباب مختلفة مثل المنتجات منتهية الصلاحية أو التالفة، أو طلب Item خاطئ، وما إلى ذلك. بمجرد إرجاع Item، يمكن للبائع استرداد المبلغ للعناصر التي تم إرجاعها. يمكن تتبع هذه المعلومات في Zakya، وسيتم تعديل المخزون وفقًا لذلك.
البضائع المخصصة للائتمان فقط
إذا تم إرجاع عنصر من قبل العميل لأنه تالف، فلن يتم تضمين هذا العنصر في إجمالي المخزون. عند تحديد هذا الخيار في sales المرتجعة، سيتم تقسيم قسم Return Details إلى قسمين:
- Receivable Quantity: كمية العنصر التي تكون في حالة جيدة.
- Credit-Only: كمية العناصر التالفة أو المنتهية الصلاحية التي لا يمكن تضمينها في المخزون الإجمالي.
لإرجاع العناصر
- اذهب إلى تطبيق الويب Zakya POS.
- انتقل إلى Business > Sales > Orders.
- Open Sales Order وانقر على إنشاء > Sales.
- أدخل رقم RMA، التاريخ، والسبب.
- حدد خانة الاختيار إذا كان إرجاع المبيعات يحتوي على بضائع ائتمانية فقط.
- أدخل Return Details.
- انقر على Save.
Initiate Refund
يمكن بدء استرداد الأموال فقط إذا تم استلام جميع العناصر التي أعادها العميل من قبل البائع. في Zakya، يجب وضع علامة على sales المرتجعة كـ "تم الاستلام" قبل بدء استرداد الأموال.
لتحديد إرجاع sales كمستلم
- اذهب إلى تطبيق الويب Zakya POS.
- اذهب إلى Business > sales > Order.
- اختر علامة التبويب Cancellations/Returns في صفحة تفاصيل sales Order.
- انقر على + Initiate Refund.
- انقر على متابعة في النافذة المنبثقة لتحديد العناصر كمستلمة.
- سيتم توجيهك إلى إرجاع sales المناسب. انقر على استلام.
- اختر Receive Date وأدخل الكمية للاستلام.
- انقر على Save.
لبدء عملية الاسترداد
- حدد علامة التبويب Cancellations/Returns في صفحة تفاصيل sales.
- أنشئ Credit Note، ثم انقر على النقاط الثلاث.
- حدد استرداد.
- أدخل Amount.
- حدد طريقة الدفع من القائمة المنسدلة.
- أدخل Reference# وحدد تاريخ Refunded On.
- انقر على Save.
Cancel Items
يمكن بدء عمليات الاسترداد فقط إذا تم استلام جميع العناصر التي أعادها العميل من قبل البائع. في Zakya، يجب وضع علامة على sales كـ "تم الاستلام" قبل بدء عملية الاسترداد.
لـ Cancel Items
- انتقل إلى Business > Sales > Order وحدد Sales Order.
- انقر على النقاط الثلاث، ثم اختر Cancel Items.
- أدخل Sales، التاريخ، وحدد السبب.
- أدخل الكمية في عمود Cancel Quantity في الجدول.
- انقر على Save.
وضع علامة كمكتمل/ غير مكتمل
يمكن وضع علامة على sales كمكتمل بمجرد تسليم العناصر إلى العميل.
لتحديد sales Order كمكتمل
- اذهب إلى sales > Order واختر sales.
- انقر على النقاط الثلاث، ثم اختر Mark shipment كمكتملة.
- اختر نوع الإكمال:
- Complete Fulfillment - سيتم تحديد الطلب بالكامل كمكتمل.
- Partial Fulfilment - اختر Item التي تم إكمالها وانقر على Save.
- لإلغاء الإكمال، انقر على النقاط الثلاث واختر Undo Fulfilment.
- Complete Un-fulfilment - سيتم تحديد الطلب بالكامل كغير مكتمل.
- Partial Un-Fulfilment - اختر Item التي تريد تحديدها كغير مكتملة وانقر على Save.
Convert to Purchase Order
عندما يكون المخزون المتاح لعنصر معين في sales منخفضًا، يمكن تحويل sales بسرعة إلى أمر شراء مع مورد.
لتحويل sales إلى Purchase
- اذهب إلى sales > Order واختر sales.
- انقر على النقاط الثلاث > تحويل إلى Purchase .
- املأ المعلومات في صفحة Purchase الجديدة وانقر على Save وإرسال.
إنشاء عروض مخصصة في Sales Order
غالبًا ما يكون لدى الأعمال التجارية مئات إن لم يكن آلاف Sales Order التي تم إنشاؤها خلال فترة عملها. من الضروري الاحتفاظ بها جميعًا في قاعدة بيانات، ولكن في نفس الوقت، من المهم أن تكون قادرًا على عرضها بمعايير معينة. هنا تأتي العروض المخصصة في متناول اليد.
مع Sales في Zakya، يمكن للأعمال التجارية إنشاء فلتر، وتحديد معايير، وعرض البيانات وفقًا لذلك. سيضمن ذلك تصورًا دقيقًا ومعمقًا للمقاييس. للقيام بذلك:
- انتقل إلى Business > Sales > Order.
- انقر على النقاط الثلاث في الشريط العلوي لصفحة Sales Order واختر Manage Custom Fields.
- انقر على +جديد وقدم اسم Name وData.
- اختر ما إذا كنت تريد جعله إلزاميًا أم لا، ثم انقر على Save.
