Invoice هي وثائق إثبات يتم إرسالها إلى العميل من قبل صاحب العمل، والتي تتضمن تفاصيل المنتج/الخدمة، ومعلومات الدفع، وتفاصيل المعاملة التي تعمل كبيان للمعاملة التي تمت. الحفاظ على Invoice يساعد العمل ليس فقط في البقاء منظمًا، ولكن أيضًا في التأكد من صحة معلومات الضرائب الخاصة بهم. وجود سجل قوي للدفع والمعاملات سيضمن عدم وجود أي تناقضات بين العميل وصاحب العمل، خاصة عندما يتعين إعادة أو استبدال عنصر ما.
Invoice مقابل Sales Order
Sales Order يتم إنشاؤه من قبل الشركة عندما يقوم العميل برفع Order. يمكن رفع هذا Order عبر المكالمات الصوتية، الرسائل، مواقع website للتجارة الإلكترونية، إلخ. ليس من الضروري أن يكون العميل حاضرًا جسديًا ويمكن تلبية الطلب من خلال الشحن. يحتوي Sales على وصف المنتج، الكمية Order وسعر المنتج. Sales هو وثيقة يتم رفعها من قبل العميل ولكنها غير قابلة للتنفيذ، أي أنها لا تؤثر على مخزون الحساب من العناصر. هنا يأتي دور Invoice.
الفاتورة هي إثبات لوثيقة لطلب تم تقديمه. لكي يتم تحويل طلب المبيعات إلى معاملة تجارية، يجب تحويله إلى فاتورة قبل الفوترة. تتضمن الفاتورة تفاصيل العميل، العناصر المشتراة والمبلغ المدفوع لها، الضرائب المطبقة والشروط والأحكام الخاصة بالأعمال. يمكن تنفيذ الفاتورة قانونيًا إذا لزم الأمر ويمكن أن تكون نقطة لإعادة تأكيد العلامة التجارية. سيتم إصدار الفواتير عند كاونتر الفوترة قبل إنشاء فاتورة للعميل.
إنشاء فاتورة
يتطلب إنشاء فاتورة لأول مرة من المستخدم اختيار تفضيلات المعاملة الخاصة به من النافذة المنبثقة. للقيام بذلك:
- Open تطبيق الويب Zakya POS.
- اختر Invoice تحت وحدة Sales.
- انقر على زر +جديد أو فاتورة Invoice.
- في صفحة فاتورة Invoice، املأ التفاصيل المطلوبة.
- انقر على Save وإرسال واختر واحدة من الخيارات الثلاثة.
- Save و طباعة للحصول على نسخة ورقية من Invoice.
- Save و مشاركة لمشاركتها مع العميل.
- Save و إرسال لاحقاً لجدولة Invoice لوقت آخر.
ملاحظات
- يمكن تغيير هذه Preferences لاحقًا من علامة التبويب Preferences تحت Settings.
- يمكنك أيضًا تغيير قالب صفحة New Invoice بالنقر على خيار تغيير واختيار بين قالب الجدول أو القوالب القياسية.
فهم Invoice الحالة
من المهم لأي عمل تجاري أن يفهم المصطلحات المستخدمة في إنشاء وصيانة Invoice. تشرح هذه المصطلحات حالة Invoice، وتُستخدم طوال عملية إنشاء Invoice.
- مسودة - سيتم الإشارة إلى Invoice كمسودة قبل إرسالها إلى العميل.
- مرسلة - سيتم وضع علامة مرسلة على Invoice التي تم إرسالها إلى العميل عبر الرسائل النصية القصيرة/البريد الإلكتروني.
- متأخرة - سيتم وضع علامة متأخرة على Invoice التي تجاوزت موعد الدفع النهائي.
- مدفوعة جزئيًا - عندما يتم دفع جزء من Invoice، سيتم الإشارة إليها كمدفوعة جزئيًا.
- مدفوعة - سيتم وضع علامة مدفوعة على Invoice التي تم استكمال دفعها.
- Void - Invoice التي لا تحتوي على أي معاملات أخرى.
لتعديل فاتورة
- افتح تطبيق الويب Zakya POS.
- حدد الفواتير تحت وحدة Sales.
- افتح الفاتورة التي تريد تعديلها وانقر على زر تعديل في شريط القائمة.
- قم بتعديل الحقول المطلوبة وانقر على حفظ. سيتم تحديث الفاتورة بالتعديلات.
ملاحظات
- إذا كانت Invoice موقعة رقمياً، فستحتاج إلى إعادة التوقيع قبل إرسالها.
New Invoice الصفحة - التفاصيل الأساسية وتفاصيل الدفع
صفحة New Invoice، التي يجب على المستخدم ملؤها لإنشاء New Invoice، تتطلب كل من التفاصيل الأساسية وكذلك تفاصيل الدفع وItem. سيتمكن العميل من إنشاء فاتورة فقط بعد ملء هذه التفاصيل.
تكوين تفاصيل Invoice الأساسية
قبل إنشاء Invoice جديدة في صفحة Invoice الجديدة، يجب توفير التفاصيل الأساسية، بما في ذلك الاسم، التاريخ، مكان التوريد، وغيرها.
- Customer Name - اختر Name Customer الذي سيتم إصدار Invoice له من القائمة المنسدلة، أو أضف عملاء جدد عن طريق اختيار عميل جديد.
- مكان التوريد - اختر الولاية أو الإقليم الاتحادي للعميل.
- Invoice - أدخل رقم الفاتورة يدويًا أو قم بتوليد رقم تلقائيًا بالنقر على أيقونة الترس.
- Invoice - أدخل التاريخ الذي تريد إصدار الفاتورة فيه، يمكن أن يكون التاريخ مسبقًا أيضًا.
- Order - في حالة وجود معاملة مبيعات فعلية، أدخل رقم الطلب هنا. هذا الحقل اختياري.
- sales - اختر مندوب المبيعات الذي ساعد في هذه الشراء.
تكوين Item وتفاصيل الدفع
بمجرد إضافة التفاصيل الأساسية، ستحتاج إلى إضافة Item وتفاصيل الدفع في نفس صفحة New Invoice.
- Customer Name - Select the name of the customer that the invoice will be raised for from the drop-down, or add new customers by selecting New Customer.
- Item التفاصيل - اكتب اسم Item أو اختر Item من بين المتاحين. لإضافة المزيد من Item، انقر على Add سطر آخر. هنا، يمكنك إما Add Item في العنوان أو يمكنك Add Item بكميات كبيرة. في نفس الصف، يمكنك Add أو تعديل الكمية، السعر، نسبة الخصم، قوائم الأسعار وتفاصيل الضرائب، إذا وجدت.
- لعرض المزيد من التفاصيل، انقر على النقاط الثلاث بجانب صف Item وحدد Show Additional Information. ستظهر قائمة منسدلة حيث يمكن للمستخدم اختيار الخيار الذي يحتاج إلى مزيد من المعلومات عنه. لحذف Item، انقر على علامة الصليب الحمراء بجانب Item.
- Add New Item - لإضافة Add New Item، انقر على هذا الخيار واملأ التفاصيل المطلوبة.
- Customer ملاحظات - Add في أي رسالة ليتم تسليمها إلى Customer.
- Terms and Conditions - أدخل Terms and Conditions التي يجب عرضها في المعاملة.
- Save وإرسال - انقر على Save وإرسال لإرساله إلى العميل. في نفس القائمة المنسدلة، يمكن حفظ الفاتورة كمسودة أو طباعتها كنسخة ورقية.
Add Item بكميات كبيرة
أثناء إنشاء Invoice جديدة، من الضروري Add جميع Item التي تم إصدار Invoice من أجلها. ومع ذلك، في طلب بالجملة، من الصعب جدًا Add مئة أو أكثر من Item. Invoice في Zakya تسمح للمستخدم Add Item بكميات كبيرة، مما يقلل من ساعات العمل وكذلك يحد من أي خطأ يدوي. للقيام بذلك:
- Open تطبيق الويب Zakya POS.
- اختر Invoice تحت وحدة Sales.
- انقر على زر +جديد أو فاتورة Invoice.
- في صفحة فاتورة Invoice، تحت تفاصيل Item وانقر على Add Item بالجملة.
- في النافذة المنبثقة التالية، اختر جميع Item التي تريد Add وقم بتكوين كمية كل منها.
- بمجرد الانتهاء، انقر على Add Item لـAdd Item المحددة إلى Invoice.
إنشاء فاتورة لـSales Order
لكل معاملة تتم، سيتم إنشاء Sales. مع الفواتير في Zakya، يمكن للشركة إصدار فاتورة من Sales. للقيام بذلك:
- Open تطبيق الويب Zakya POS.
- انتقل إلى وحدة Order تحت علامة التبويب Sales من الشريط الجانبي.
- Open Sales Order الذي يحتاج إلى إنشاء Invoice له.
- انقر على Convert to Invoice من الشريط العلوي. سيتم إعادة توجيه الصفحة إلى صفحة New Invoice Invoice مع التفاصيل المعبأة مسبقًا من Sales Order. يمكن تعديل هذه التفاصيل حسب الحاجة. خلاف ذلك، انقر على تحويل واختر Convert to Invoice.
- أدخل Adjustments، Terms and Conditions، وCustomer، ثم قم بتكوين طريقة الدفع.
- انقر على Save لإرسال Invoice إلى Customer.
- يمكن عرض Invoice التي تم إنشاؤها من Sales Order تحت علامة التبويب Invoice الخاصة بـ Sales Order المقابل.
ملاحظات
- لإنشاء Invoice بسرعة، انتقل إلى Sales Order > تحويل > Instant Invoice. سيؤدي ذلك إلى تخطي صفحة تحرير New Invoice وإنشاء Instant Invoice.
- لا يمكن تعديل اسم العميل، حيث يجب أن يكون نفسه في كل من Sales Order وكذلك Invoice.
إنشاء Invoice لعدة Sales Order
معالجة عدة Sales Order دون إصدار فواتير لها هو تراجع شائع في أي عمل تجاري. في معاملة بين الأعمال والعملاء، عادةً ما يقوم العميل بإنشاء Sales Order. ومع ذلك، فإن إنشاء Invoice فردية لكل من هذه Sales Order هو مهمة تستغرق وقتًا طويلاً للغاية. كما أن مساحة الخطأ اليدوي عالية أيضًا. في Zakya، يمكنك إنشاء Invoice واحدة لعدة Sales Order. هذا يسمح للأعمال بجمع وتتبع عدة معاملات بيع لعميل واحد في مكان واحد.
ملاحظات
- لكي يتم إنشاء فاتورة فردية ضد جميع Sales Order، يجب أن تكون جميعها من نفس العميل ويجب أن تكون جميع حالات Sales Order Confirm. يمكن استخدام هذا الخيار فقط لإنشاء الفواتير المباشرة.
لإنشاء Invoice لعدة Sales Orderات
- Open تطبيق الويب Zakya POS.
- اختر Invoice تحت وحدة Sales.
- انقر على +جديد وOpen صفحة فاتورة جديدة.
- اختر اسم العميل الذي سيتم إصدار Invoice له.
- تحت تفاصيل Item، انقر على تضمين الطلبات المؤكدة.
- اختر Sales وانقر على Save. سيتم إنشاء Invoice لجميع Sales المحددة.
ملاحظات
- لا يمكن تضمين Sales Order الذي سيتم شحنه مباشرة، أو Order متأخر، أو Sales Order يحتوي على فاتورة تحت هذا.